Komunikasi Efektif

Kehidupan selalu ditandai dengan konflik dan pertentangan. Pertentangan ini mungkin bukan pertentangan yang bersifat fisik dan anarkis. Pertentangan juga bisa berupa situasi di mana dua orang atau lebih memiliki pandagan yang sama sekali berbeda, keinginan-keinginan yang berbeda, atau tujuan-tujuan yang tidak sama dan masing-masing berusaha untuk mendapatkan apa yang mereka inginkan.

Sebagaimana dalam sebuah pertempuran, setiap prajurit harus tahu senjata apa yang ia miliki, dan kapan harus memanfaatkannya. Namun, senjata bukan segala-galanya. Ingat ungkapan “the man behind the gun”. Senjata tanpa kemampuan atau kompetensi orang di belakangnya dapat amat berbahaya. Kita perlu memanfaatkan kekuatan-kekuatan yang ada dalam diri kita dan mendesakkannya terhadap kelemahan-kelemahan lawan. Jangan kita masuk dalam situasi di mana kita hanya dimanfaatkan oleh kekuatan lawan.

Ada sebuah ungkapan menarik dari J. Robert Parkinson, seorang ahli organisasi dan manajemen yang menegaskan:
“Jangan pernah menendang seekor kangguru.”
Dalam soal tendang-menendang, seekor kangguru tentu jauh lebih baik dari kita. Karena itu, bila kita ikut kontes tendang-menendang dengan seekor kangguru, tentu kita akan kalah; sama sekali tidak masuk akal. Hal itu bukan berarti kita menghindari konflik atau pertentangan. Itu hanya berarti kita harus tahu lebih baik daripada sekedar memilih tendangan sebagai senjata. Pilih, rencanakan, dan pikirkan sebelumnya, agar kita dapat menentukan aturan mainnya, maka kita tidak akan terpaku pada permainan tendang-menendang dengan seekor kangguru.
Beberapa hal yang harus diketahui, agar komunikasi lebi efektif:

Pertama, Mempengaruhi orang lewat perjumpaan (negosiasi)
Sebelum merencanakan taktik dan strategi dalam mempengaruhi, hal yang sangat penting harus dilakukan adalah menyatakan dengan sejelas-jelasnya apa yang kita inginkan. Paksa diri kita untuk menulisnya. Kita mungkin bisa membohongi diri sendiri, tapi kita tidak dapat berbohong pada kertas putih. Tanpa ada tujuan yang jelas, kita tak mungkin mengetahui apakah kita sudah mencapainya atau belum. Kita juga sulit menentukan strategi apa yang tepat untuk mencapai tujuan tersebut.

Ibarat mengendarai sebuah mobil. Jika kita tidak memiliki tujuan yang pasti, maka sebenarnya tidak ada bedanya jalan manapun yang kita lalui dan seberapa cepat kita mengendarai mobil tersebut. Kita hanya akan menghamburkan banyak waktu, tenaga, dan bahan bakar. Kita tidak akan mencapai apa-apa. Mulai sekarang kita harus berprinsip:
“apapun yang kita lakukan, lakukan hal itu atas dasar tujuan.”

Kebiasaan salah yang kerap dilakukan dalam proses negosiasi adalah terlalu luas dan general dalam menentukan tujuan. Karena luasnya, hingga tujuan tersebut tidak dapat dijalankan. Ingatlah ungkapan:
“Setiap perjalanan ribuan kilometer harus dimulai dengan satu langkah pertama.”
Ketika kita menggambarkan tujuan yang kita ingin capai, anggap pernyataan itu seakan-akan sebagai satu langkah, dan bukan seluruh perjalanan itu. Kita perlu menentukan apa yang ingin kita capai sekarang, dengan orang tertentu, pada pertemuan tertentu ini, dalam pembicaraan ini.

Dalam melangsungkan pertemuan untuk bernegosiasi, ada beberapa saran pokok yang kiranya penting dijadikan perhatian:
Pertama, bayangkan pertemuan tersebut di benak kita. Persiapkan sebelumnya dengan menuliskan skenario yang mungkin kita masuki, tapi jangan terlalu kaku berpegang padanya kata demi kata. Kalau kita terlalu kaku, kita akan dihadapkan pada kebingungan jika lawan memberikan tanggapan yang lain dari yang kita skenariokan. Lebih baik kita memikirkan pokok-pokok perkara yang kiranya akan dikemukakan oleh pihak lain (lawan) dalam memberikan reaksi dan kemudian memberikan urutan perkara yang ingin kita kemukakan.

Setelah itu cobalah untuk mem-visualisasikan dimana pertemuan itu berlangsung. Apakah kita akan berdiri di podium? Duduk di meja? Di kantor pribadi atau di kantor lawan bicara kita?. Cobalah bayangkan! Pikirkan dalam-dalam cara yang kita mau dan situasi yang kita masuki sebelum kita mempraktekkannya dalam perjumpaan riil. Kendalikan pertemuan tersebut sesuai dengan rencana yang kita buat. Dengan begitu, kita dapat memenangkan menit-menit atau detik-detik pertama yang amat penting dalam pertemuan tersebut. Amat mungkin bahwa lawan kita tidak melakukan proses mental semacam itu, sehingga situasi aktualnya akan merupakan sesuatu yang benar-benar baru baginya, maka kita akan lebih diuntungkan.

Kedua, rencanakan faktor-faktor kebetulan. Contoh sederhana, suatu saat kita membayangkan bertemu seorang pria, namun kenyataannya ia adalah seorang wanita. Karena itu, ketika mengembangkan sebuah rencana, pastikan bahwa rencana itu mencakup hal-hal kebetulan yang mungkin akan terjadi tetapi belum dapat anda prediksi. Tegasnya, “Jangan membiarkan apapun ditentukan oleh faktor kebetulan. Jangan mengandaikan apa-apa tanpa kita selidiki dan persiapkan terlebih dahulu.”

Ketiga, Santailah! Ketika pertemuan tiba, bisa jadi kita merasa adanya tekanan, stress, ketegangan, dan selusin perasaan serupa. Itu merupakan hal yang lumrah. Dalam keadaan seperti itu, adrenalin mengalir dalam sistem tubuh dan jantung terpacu. Kita tidak dapat mengontrol aliran adrenalin itu tapi kita dapat mengendalikan pengaruhnya. Pada saat itu, bagian tubuh yang pertama bereaksi adalah kaki kita dengan mengikuti “Sindroma melawan atau lari”. Tolak dorongan untuk melarikan diri dan berkonsentrasilah pada upaya untuk mengendalikan kaki kita.
Jika kita sedang berdiri, berdirilah tegak dengan dua kaki menapak kuat di atas lantai dan sedikit renggang. Usahakan berat badan terbagi rata pada kedua kaki. Jangan mengalihkan berat badan dari kaki satu ke kaki yang lain. Jangan pula bergoyang-goyang. Berdirilah tegak dengan sikap tenang.

Jika kita duduk, lupakan kursi memiliki sandaran, duduklah tegak dengan tatapan ke depan. Jangan menggeser-geser kaki jika tidak diperlukan. Ingat, kendalikan adrenalin lewat kontrol pada kaki anda. Dengan sikap tenang tanpa terburu-buru. Lakukan gerakan-gerakan dengan tenang. Bentuklah kesan bahwa kita Atentif (penuh perhatian), Aktif, Waspada, dan Agresif (AAWA). Konsentrasi! Jadikanlah hal itu sebagai prioritas utama dan berusahalah dengan keras untuk itu.

Keempat, cari “petunjuk” sebagai senjata. Terkadang kita dihadapkan oleh situasi yang sangat kaku dan dingin, atau situasi yang membuat kita terpojok. Salah satu kiat mengatasinya adalah dengan mengalihkan perhatian pada hal-hal yang bisa mencairkan suasana. Lawan kita pasti memiliki hobby atau kesenangan. Terkadang kita dapat menemukannya dengan cepat di ruangannya. Lukisan, hiasan atau lainnya dapat kita gunakan sebagai petunjuk. Asal daerah terkadang perlu juga kita tanyakan. Mungkin kita dapat mencairkan suasana dengan mencoba membuai lawan bicara kita untuk bernostalgia dengan kampung halamannya. Ingat jangan terburu-buru pada tujuan utama kita! Observasilah dengan cepat dan teliti ruangan atau dokumen yang ada dan gunakan petunjuk apapun yang dapat digunakan.

Tips Menjual Gagasan
Gagasan adalah buah dari cara berpikir anda. Gagasan ibarat bayi yang baru dilahirkan, masih amat lemah tanpa bantuan sekelilingnya. Gagasan memerlukan penanganan khusus sejak dilahirkan hingga diubah menjadi cara-cara praktis mengerjakan sesuatu lebih baik.

Ada beberapa tips menjual gagasan pada orang lain:
1. Rancang gagasan dengan baik
2. Jelaskan dengan berhati-hati
3. Perhatikan soal waktu dalam gagasan itu
4. Perhatikan daya guna dalam gagasan itu
5. Buatlah gagasan itu betul-betul meyakinkan
6. Pakailah penilaian yang tepat
7. Ajaklah pengikutsertaan orang lain di dalamnya
8. Ujilah keampuhan gagasan itu
9. Lakukan pembaharuan
10. Bersikaplah tabah

Tips menyusun pesan untuk mempengaruhi orang lain:
• Attention (perhatian)
• Need (kebutuhan)
• Satisfaction (pemuasan)
• Visualization (visualisasi)
• Action (tindakan)

Jadi, bila anda ingin mempengaruhi orang lain, rebutlah lebih dulu perhatiannya, selanjutnya bangkitkan kebutuhannya, berikan petunjuk bagaimana cara memuaskan kebutuhan itu, gambarkan dalam pikirannya keuntungan dan kerugian yang diperoleh bila ia menerapkan atau tidak menerapkan gagasan anda. Doronglah ia untuk bertindak.
Contoh sederhana. Bila anda berkata kepada teman anda, “Lihat rambutmu!” Anda berada pada tahap pertama. Bila kemudian anda menyatakan bahwa rambut itu perlu dipotong, Anda berusaha meyakinkan dia akan kebutuhannya sendiri. Katakan bahwa sudah saatnya memotong rambut. Ini pemuasan. Anda tentu akan menjelaskan, bila tidak dipotong cepat-cepat, rambut itu akan mengganggunya, menyebabkan ia kelihatan tidak rapi; sedangkan bila dipotong, ia akan tampak gagah, sopan, rapi dan tampan. Ini usaha visualisasi. “Ayo, cukurlah rambutmu sekarang.” Adalah saran Anda supaya komunikasi melakukan tindakan.

Tips Komunikasi Efektif
Langkah 1
• Kenalilah tujuan anda
• Kenalilah pendengar anda
• Kenalilah pendekatan anda
Langkah 2
• Apa yang akan saya bicarakan
• Siapa yang terlibat
• Dimana sesi tersebut
• Kapan sesi tersebut disampaikan
• Mengapa sesi disampaikan
• Bagaimana saya melakukan
Langkah 3
• Carilah kisi-kisi yang merealisasi tujuan
• Carilah kisi-kisi yang berhubungan dengan pendengar
• Carilah pendekatan yang tepat
Semoga dengan tulisan singkat ini menjadi bekal bagi para pembaca untuk mampu mengamalkan kaidah “Khatibul qaumi ‘ala qadri uqulihim”, Berkomunikasilah dengan suatu kelompok masyarakat sesuai dengan kadar intelektualitas mereka.” Allahu a’lam